Rubrique 9: LA PHASE DE LANCEMENT D´UN MARCHE

A cette phase du processus, l’Autorité contractante collecte les intrants nécessaires à l’élaboration du dossier d’appel à la concurrence. Elle établît les termes de référence, le cahier des charges et les spécifications techniques avant de procéder au lancement du marché proprement dit. Elle reçoit les propositions, les évalue et choisit l´attributaire.

Les principaux éléments constitutifs d´un document d´appel d´offres doivent être méticuleusement élaborés par des spécialistes de l´Acheteur en vue d’une mise en œuvre efficace de la procédure dont l’objectif est d’assurer la bonne exécution du marché.

L´Acheteur doit déterminer la monnaie de soumission, celle qui sera utilisée pour la conversion des prix en une seule monnaie et la source du taux vendeur officiel des devises. La Banque de la République d’Haïti (BRH) est la référence officielle. Il doit préciser la date de référence qui sera utilisée en vue de l’application des taux de change pour la soumission et tous les paiements qui seront effectués durant l’exécution du contrat. Les prix peuvent être fixes ou non révisables. Dans certains cas spécifiques, l’Autorité contractante peut prévoir une clause de révision des prix. Le dossier d’appel d’offres doit clairement le préciser et établir les conditions et les formules de révision des prix applicables ;

Dès qu´il s´agit d´un marché à commandes qui sera passé pour un nombre de mois ou années, l´Acheteur doit le préciser dans l’objet du marché. Le dossier doit comporter le modèle de bon de commande et un calendrier prévisionnel de livraison. Avant la signature du contrat interviendra une négociation entre le Fournisseur attributaire et l´Acheteur en vue d´établir les modalités et le calendrier définitif de livraison.

Quels documents doit contenir un dossier d´appel à la concurrence ?

Tout marché doit contenir selon la méthode utilisé, l´avis d’appel d´offres, la lettre d’invitation à soumissionner ou l´avis de liste restreinte, ainsi que les critères de conformité administrative, technique et financière.

Pour édification des lecteurs, je récapitule ci-après les principaux éléments constitutifs d´un dossier standard d´appel d´offres:

• Instructions aux soumissionnaires non modifiable;
• Modèle de formulaires type de soumission de l’offre à remplir par le candidat ou le soumissionnaire. Pour certains marchés, des formulaires technique et financier peuvent être ajoutés ;
• Conditions Générales non modifiable;
• Conditions Particulières ou Conditions Spéciales précisées par l’Administration contractante;
• Projet de contrat préparé par l’Administration contractante ;
• Modèles d’offre financière, de Bordereau de Prix, de devis estimatif, de cadre du devis, à remplir par le soumissionnaire à un marché de travaux. Les Dessins, Plans, etc… doivent également être annexés au dossier d´appel d´offres;
• Modèles de garantie de soumission, d’avance, de bonne exécution, etc… quand elles sont nécessaires. Ils doivent être remplis par une institution financière (banques, assurances, coopératives, selon les exigences du dossier d´appel d´offres).

Faut-il exiger des garanties dans les marchés publics ?

Garantie de soumission

Un Acheteur peut préciser dans un dossier d’appel d’offres que les soumissionnaires doivent fournir une garantie de soumission en garantie de l’engagement que constitue leur offre. Cette garantie peut prendre la forme d´une déclaration sur l´honneur ou une caution. Dans la deuxième hypothèse, l´Acheteur fixe et le montant de cette garantie qui ne doit pas dépasser (3%) du montant prévisionnel du marché. Pour les soumissionnaires dont les offres n´ont pas été retenues, la restitution de la garantie ou la mainlevée de la caution intervient à la fin du délai de validité des offres ou à l´attribution du marché. Pour l´attributaire du marché, il doit d´abord constituer la garantie de bonne exécution.

Une garantie de soumission n´est pas nécessaire pour un marché de prestations intellectuelles.

Garantie d´avance

En contrepartie du paiement d´une avance supérieure à un seuil préalablement fixé par l´Acheteur, il est nécessaire d´exiger une garantie. Cependant, si le titulaire du marché est un organisme public ou une ONG, l´Acheteur, selon son évaluation des risques peut, déroger à cette obligation.

Le montant d´une avance ne peut dépasser 30% du montant total d´un marché. Le taux et les conditions de versement du préfinancement doivent être fixés dans le document de marché. Ils doivent demeurer inchangés jusqu’à la fin de l’exécution du contrat. Ils ne peuvent en aucun cas être modifiés par avenant.

Le remboursement de l´avance se fait par retenue effectuée sur chaque paiement au titulaire, selon des modalités établies par le marché. Pour les marchés de travaux, cette garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement de l’avance, en déduction des divers paiements effectués au cours de l’exécution du marché dans les conditions prévues par le contrat.

S´agissant des marchés à prix unitaires, l’intégralité de la garantie peut être libérée lorsque 80% du montant des prestations produites a été payé. Pour ceux à prix forfaitaire, la garantie financière doit rester en vigueur jusqu’au paiement final. Selon l’évaluation des risques, l´Acheteur peut décider des modalités de libération de la garantie. Dans le cadre des marchés de fournitures, elle est libérée après délivrance d’un certificat de livraison selon les conditions prévues dans le marché.

Garantie de bonne exécution

Une garantie de bonne exécution est toujours requise pour les marchés de travaux. L´Acheteur fixe les modalités de constitution et de libération de cette garantie qui peut être remplacée par une caution.

Selon la législation haïtienne, le montant de cette garantie ne peut être inférieur à 3% ni excéder 5% du montant initial du marché augmenté ou diminué, le cas échéant, de ses avenants. Elle est souvent fixée à au moins 10% quand le financement vient de certains bailleurs de fonds. Ce qui exclu les petites et moyennes entreprises (PME) haïtiennes à ces marchés. Toutefois, il convient de comprendre que dans un souci d´intérêt général le montant de la garantie de bonne exécution doit être arrêté en fonction de la nature et de l´envergure des travaux.

L´accès effectif des PME à la commande publique est encore utopique. Sans l´application de mesures adéquates, la promotion des PME par leur participation aux appels d´offres demeure un défi.

Claudie Marsan

Spécialiste sénior en Droit des Marchés Publics

Pour en savoir plus, consultez http://www.marches-publics-haiti.com